ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ОСНОВЕ СЭД

В 21 веке компьютер перестал быть предметом роскоши. Появление персонального компьютера явило новую эру – эру компьютерных технологий. По мере снижения стоимости компьютеров, все большее число деловых людей могло позволить себе приобрести компьютер. Компьютеры перестали быть монополией крупных предприятий, НИИ, банков и стали неотъемлемым атрибутом деятельности любой компании.

При помощи компьютера и компьютерных технологий осуществляется выход в интернет, ведение документации, обращение пользователей к базам данных и многое другое. Расстояние между пользователями сократилось с тысяч километров до «1 клика».

Внедрение систем автоматизации производства в настоящее время является необходимой частью повышения уровня производства, улучает качество конечного продукта и позволяет компании уменьшать издержки.

Развитие общества, и, соответственно, мировой экономики, диктует компаниям определенные правила, среди которых значительное место занимает соответствие технической, программной  и организационной составляющих для успешного ведения бизнеса.

Одним из важнейших шагов, предпринимаемых компаниями по автоматизации своей деятельности, является внедрение системы электронного документооборота (СЭД).

СЭД является автоматизированной многопользовательской системой, сопровождающей процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению. Исходя из этого, можно сказать, что автоматизация электронного документооборота нацелена в первую очередь на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.  [1]

У любого документа, независимо от того, бумажный формы он или электронной, существует определенный жизненный цикл:

• Рождение
• Становление
• Публикация
• Архивирование

Однако разные системы электронного документооборота могут поддерживать/не поддерживать определенные функции. Например, некоторые системы не поддерживают механизм блокировки редактируемых документов, что делает коллективную работу над документами невозможной. А другие системы ориентированы на делопроизводство, и  в них не реализовано  эффективное хранение документов.

Одной из самых важных функций в системах электронного документооборота является электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

• сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;
• при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
• подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
• электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.[2]

Основными преимуществами внедрения системы электронного документооборота является:

• Мощность и функциональность (распределение работы, поддержка работы тысяч пользователей одновременно).
• Удобство (быстрое внедрение в существующую архитектуру, хорошая эргономика).
• Гибкость (Адаптация к другим информационным системам, решения для мобильных устройств).

Однако существуют и недостатки при внедрении данных систем:

• Расходы на внедрение ПО.
• Стресс сотрудников при переходе с бумажного на электронный документооборот.
• Резкое возрастание документооборота.

Однако, положительный эффект от внедрения СЭД является гораздо более весомым, нежели недостатки, которые сопровождают процесс внедрения.[3]

Таким образом, от внедрения системы электронного документооборота можно добиться следующей эффективности: обеспечение прозрачности бизнес-процессов, повышение исполнительской дисциплины, сокращение затрат времени работников и руководителей, исключение утечки информации, наличие всего необходимого под рукой, максимально эффективное использование установленного ПО в компании.

Список источников

1. Система автоматизации  документооборота. Общие понятия. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A1%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC%D0%B0_%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D0%B7%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%B8_%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D0%BE%D1%80%D0%BE%D1%82%D0%B0
2. Электронная цифровая подпись. Общие понятия. [Электронный ресурс]. Режим доступа: [Электронный ресурс]. http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%AD%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D0%B0%D1%8F_%D0%BF%D0%BE%D0%B4%D0%BF%D0%B8%D1%81%D1%8C
3. Directum. Общие понятия. [Электронный ресурс]. Режим доступа: [Электронный ресурс]. http://www.directum.ru/benefits