Филиппов А.В.,
студент 51 группы факультета информатики Магнитогорского государственного университета
Махмутова М.В.,
доцент кафедры информационных систем Магнитогорского государственного университета
Давлеткиреева Л.З.,
доцент кафедры информационных систем Магнитогорского государственного университета
Процесс развития малого бизнеса в Российской Федерации, заметно активизировался за последние несколько лет. По мере преодоления последствий мирового экономического кризиса все более увеличивается потребность в формировании нового поколения молодых предпринимателей, способных играть более активную роль в экономике, бизнесе и обществе в целом. Малый бизнес является достаточно востребованным и прибыльным видом деятельности, так как имеет ряд преимуществ:
- быстрая адаптация к местным условиям хозяйствования
- относительно не высокие затраты на управление;
- большая возможность для самореализации;
- относительно не большой стартовый капитал;
- относительно более высокая оборачиваемость собственного капитала.
Многие считают, что предприятия малого бизнеса не нуждаются в автоматизации своей деятельности, так как не имеют такого большого количества бизнес-процессов, в отличие от предприятий среднего и крупного бизнеса. Но тем ни менее все большее количество индивидуальных предпринимателей задумываются о полной или частичной автоматизации на своих предприятиях. Сейчас существует большое количество готовых ИТ-решений, различающихся между собой функциональностью, следовательно и ценой. При правильном выборе и успешном внедрении автоматизированной информационной системы предприятие решает много проблем связанных с управленческой деятельностью, это позволяет предпринимателю наиболее эффективно выполнять поставленные перед ним задачи. Для многих процесс выбора и внедрения АИС кажется очень сложным и затратным процессом, но на самом деле это не так. При грамотном анализе существующих решений, можно найти продукт который не потребует большого количества материальных и физических вложений.
В настоящее время в организации индивидуального предпринимателя’ идет процесс внедрения информационной системы для автоматизации документооборота и всех бизнес-процессов организации, так как существуют факторы падения производительности, которые были выявлены в процессе предпроектного обследования:
1) документация ведется в бумажной форме, вручную, что является очень трудоемким процессом, при этом проблемным становится налоговая отчетность, так как бумажные документы хранятся в одном экземпляре, и часто теряются.
2) информация о товаре хранится в обычном текстовом файле в формате *.doc на компьютере, доступ к которой никак не ограничен, это вызывает проблемы с сохранностью данных, так как редактировать базу данных может любой человек получивший доступ к программно-техническому комплексу предприятия;
3) учет поступления денег и весь бухгалтерский учет ведется человеком, без применения каких либо информационных технологий, это в свою очередь добавляет ошибки связанные с человеческим фактором;
4) отсутствует единая база клиентов, поэтому становится невозможным отслеживание постоянных клиентов.
Для устранения выявленных проблем было принято решение о приобретении готовой автоматизированной системы (АИС), которая позволит уменьшить временные, трудовые и финансовые ресурсы.
АИС внедряется в целях:
1) повышения оперативности в обработке документов;
2) отказ от бумажной формы ведения учета;
3) повышения качества (полноты, точности, достоверности, своевременности, согласованности) информации;
4) упрощения поступления денежных средств;
Данная система должна эксплуатироваться на уже имеющемся аппаратно-техническом комплексе. Современный рынок программных решений предлагает большое количество продуктов для автоматизации малого бизнеса. Но при мониторинге рынка готовых систем было установлено, что продуктов удовлетворяющих требованиям данного предприятия не так уж много. Выбор производился из двух систем: 1С:Управление небольшой фирмой 8 и EasyBox.
- Программа “1С:Управление небольшой фирмой 8″ была разработана для предприятия, штат сотрудников которого составляет от 2 до нескольких десятков специалистов, которая ведет простые схемы управления, не сложные бизнес процессы и имеет не большую структуру фирмы [http://v8.1c.ru/small/]. Программа дает управленцу информацию, которая позволяет делать достаточно глубокий анализ работы предприятия, из которой можно делать выводы относительно того в какую сторону развивается компания, и на основе этих данных делать выводы.
Программа позволяет перекрыть сферы деятельности:
- производство товаров, планирования запасов,
- комплектация наборов и комплектов,
- выполнения услуг, выполнением работ,
- торговля товарами и/или продукцией (крупнооптовая, мелкооптовая, розничная).
“1С:Управление небольшой фирмой 8″ – это полная и универсальная программа для автоматизации учета, контроля и управления: маркетингом и продажами, снабжением и закупками, остатками товара, запасами и складом, денежными средствами и финансами, кадрами и расчетами с персоналом.
Многофункциональный продукт EasyBOX предназначен для автоматизации работы предприятий малого бизнеса [http://easypos.ru/]. Основные достоинства: относительно небольшая цена по сравнению с конкурентами, в сочетании с необходимым функционалом, простота внедрения, небольшие размеры и широкий ассортимент продукции. Для внедрения EasyBOX нужно только подключить систему и внести в базу данных товарную номенклатуру.
В состав EasyBOX входит POS-система EasyPOS lite или EasyPOS optima. POS-система оборудована всем необходимым для автоматизации рабочего места кассира: удобным терминалом с дисплеем покупателя, автоматическим денежным ящиком, сканером штрихкода для быстрой регистрации товара, а также фискальным регистратором FPrint или специализированным Принтером документом FPrint ЕНВД для быстрой печати чека или отчетного документа.
Товароучетная программа, обеспечивающая товарный учет в разрезе работы нескольких юридических лиц, складской учет, ценообразование, полный цикл взаимодействия с поставщиками, дисконтную систему, аналитические возможности, возможность вести оптовый учет, делать выгрузку в бухгалтерские программы, вести кадровый учет и разрабатывать форму регистрации продаж.
Оба продукта в полной мере удовлетворяют все требования конкретного предприятия относительно автоматизации своих бизнес-процессов. Но первоначальной целью было найти продукт с относительно небольшой стоимостью и возможностью быть установленным на имеющийся аппаратно-технический комплекс, без привлечения какого либо дополнительного оборудования. Было проведено сравнение двух продуктов по основным критериям важных для конкретного предприятия. Результаты сравнения представлены в табл. 1.
Таблица 1. Сравнение продуктов по основным параметрам
После проведения сравнения было принято решение приобрести продукт 1С:Управление небольшой фирмой 8, который в полной мере удовлетворяет потребности поставленной задачи автоматизации.
Программно-технический комплекс предприятия состоит из одного компьютера и установленной на нем операционной системы, и пакета офисных программ. Так же к компьютеру подключен один принтер.
Ведение учета и подготовка документов производится на ПК предприятия, имеющем выход в Интернет через свободно доступную точку доступа wi-fi.
Программное обеспечение, используемое для работы (ведение учета, отчетности и бухгалтерии), следующее: MS Windows XP Home Edition; MS Office XP. Все ПО является лицензионным и было приобретено у официальных представителей.
После того как информационная система выбрана, было принято решение оставить заявку на приобретение демонстрационной версии продукта фирмы 1С, так как приобретение сразу полной версии является довольно рискованным. Демонстрационная версия предоставляется через облачный сервис, т.е. не устанавливается на компьютер, а загружается с удаленного сервера через сеть интернет. Такой способ распространения программ предоставляет большое преимущество для пользователей. Если предприниматель приобретет обычную версию, которая распространяется на диске, то он сможет получить доступ к базе данных и другой управленческой информации, только находясь на рабочем месте. К облачной же версии пользователь может получить доступ в любом месте, где есть компьютер и интернет.
Для достижения наилучшего результата от внедрения информационной системы, было принято решение усовершенствовать техническую и информационную инфраструктуру предприятия. А именно встала необходимость увеличения оперативной памяти ПК до 2048МБ, объема HDD до 500ГБ, приобретения пакета MS OFFICE 2010 и установки антивируса Kaspersky Internet Security.
В конечном итоге система отработала все 90 дней демонстрационного использования. После чего было принято решение о приобретении полной коммерческой версии данного продукта. Процесс автоматизации прошел легко и безболезненно, показав хорошие результаты, избавив предприятие от тех проблем, которые стояли перед ним до внедрения системы. Всё это показывает, что предприятия малого бизнеса нуждаются в автоматизации не меньше чем все остальные. А при грамотном подходе к этому процессу, можно добиться хороших результатов не вкладывая большое количество финансовых и физических сил.
Библиографический список
- Официальный сайт компании 1C. Режим доступа: http://v8.1c.ru/small/
- Анализ предметной области и требования к ПО. Режим доступа: http://www.intuit.ru/department/se/compprog/4/5.html
Количество просмотров публикации: -