В статье рассматриваются вопросы использования системы электронного документооборота DIRECTUM, частью которой является электронная цифровая подпись.
Развитие технологий не стоит на месте, и ведение документации в компаниях и на предприятиях развивается вместе со всем остальным. В начале 2000х годов начался переход с бумажного документооборота на электронный, и одной из проблем стало то, что необходимо было любой документ необходимо заверить печатью или подписью ответственного лица. Выходом из этой ситуации стало введение электронной цифровой подписи в системах ведения документооборота.
Объектом исследования является СЭД Directum, а предметом исследования – электронная цифровая подпись, ее функционал и специфика.
Целью исследования является обзор и анализ функционирования Электронной цифровой подписи в СЭД Directum.
Электронная подпись – это определенная информация в электронной форме, которая контактирует с иной информацией в электронной форме либо связана каким-то иным способом с той информацией, которая необходима для определения лица, который подпишет информацию. Еще электронная подпись является частью электронного документа, которая предназначена для подтверждения оригинальности документа, которая получается в результате преобразования некой информации при использовании закрытого ключа электронной подписи, и который позволяет однозначно распознать владельца подписи, и доказать отсутствие искажения информации. Самым важным свойством ЭЦП является подтверждение неизменности документа и подтверждение авторства.
Простой электронной подписью является та электронная подпись, которая при помощи паролей, кодов и прочих средств может подтвердить факт создания и формирования электронной цифровой подписи определенным человеком.
Электронные цифровые подписи бывают шести видов:
- ЭЦП для проведения электронных торгов;
- ЭЦП для отчётности в Пенсионном фонде России;
- ЭЦП для отчётности в Фонде Социального Страхования.
- ЭЦП для налоговой и бухгалтерской отчетности;
- ЭЦП для личных целей (Переписка с шифрованием);
- ЭЦП для документооборота.
Область применения ЭЦП достаточно велика, начиная от электронных торгов и аукционов, заканчивая подписями в системах электронного документооборота, которую мы и рассмотрим подробнее.
К примеру, в системе DIRECTUM, чаще всего создается служебная записка, которая может пройти несколько этапов своего жизненного цикла, прежде чем ее подпишут. В бумажном исполнении, человек, который составил записку должен самостоятельно проделать весь этап ЖЦ записки, пройти по всем заинтересованным лицам, вплоть до конкретного лица, кому предназначалась записка.
Такие служебные записки стоят первыми в очереди на то, чтобы полностью перекочевать в электронный документооборот. Когда используется система электронного документооборота, автор сам создает документ и имеет возможность подписать его ЭЦП и отправить по определенному маршруту, вплоть до начальника и руководителя. Руководитель же может подписать документ, отправить его на доработку, либо создать версию и отправить другим заинтересованным лицам, и все это не вставая из-за рабочего места. В свою очередь, автор может в любую минуту определить состояние документа и процесс выполнения задания.
Еще одним вариантом применения ЭЦП в системе ведения электронного документооборота является согласование договоров при помощи электронной подписи. Процесс согласования в системе электронного документооборота происходит по типовому маршруту и определенной последовательности, в свою очередь, на каждом из этапов есть возможность осуществлять контроль согласования. При этом используется цифровая подпись, при помощи которой можно визировать и утверждать необходимые договора. При использовании электронной подписи гарантируется авторство подписи на самом документе, а так же неизменность документа, который прошел процедуру согласования и подписи.
Однако при использовании ЭЦП могут возникать проблемы, которые, в прочем, нельзя считать очень важными.
- Удостоверяющий центр ЭЦП. Необходим орган, выдающий ключи и обеспечивающий их достоверность.
- Ситуация, когда руководитель предприятия редко пользуется компьютером либо практически весь документооборот осуществляется в бумажном виде.
- Визуальное отсутствие подписи. Человеку будет тяжело привыкнуть к информации об ЭЦП в СЭД, и некоторое время сотрудники будут требовать копии бумажных документов.
Положительный эффект от внедрения в компанию электронной подписи перекрывает все негативные моменты.
- Возможности межкорпоративного обмена юридически важными и значащими документами.
- Сокращение бумажного документооборота за счет переведения части документов в электронный вид.
- Ускорение внутреннего движения документов.
- Получение возможности оперативно находить входящие и исходящие документы, просматривать их содержание, определить юридический статус по ЭЦП.
Электронная цифровая подпись может выглядеть следующим образом:
- Закрытый и открытый ключ на защищенном носителе.
- Открытый ключ на бумажном носителе
- Дистрибутив программы Крипто-Про CSP
Думается, что масштабный переход на электронный документооборот уже близок, поэтому стоит привыкать к новому средству – электронной цифровой подписи. Многие предприятия уже успешно используют электронную цифровую подпись, и отзываются очень положительно об этом инструменте. В организации электронная подпись занимает больший объем, нежели рукописная.
Список источников
- Электронная цифровая подпись. Общие понятия. [Электронный ресурс]. Режим доступа: [Электронный ресурс].http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%AD%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D0%B0%D1%8F_%D0%BF%D0%BE%D0%B4%D0%BF%D0%B8%D1%81%D1%8C
- Directum. Общие понятия. [Электронный ресурс]. Режим доступа: [Электронный ресурс]. http://www.directum.ru/benefits
Количество просмотров публикации: -