Беззубкова Юлия Антоновна
студентка 4 курса Магнитогорского государственного университета
Давлеткиреева Лилия Зайнитдиновна
кандидат педагогических наук, доцент кафедры информационных систем Магнитогорского государственного университета
Белоусова Ирина Дмитриевна
кандидат педагогических наук, доцент кафедры информационных систем Магнитогорского государственного университета
Аннотация
В данной статье рассматривается использование информационных технологий крупными предприятиями и возникающие от этого узкие места. Так же, говорится о выявлении требований предприятия к исправлению выявленной проблемы, связанной с дублированием данных, посредством программного модуля.
Rationale for the development of the software module transporting data between systems
Abstract
This article discusses the use of information technologies by large enterprises and arising from this bottlenecks. As well, said on identification requirements of the enterprise to correct the problem identified, associated with the duplication of data by means of the software module.
Применение информационных технологий в настоящее время ежедневно применяется в повседневной жизни, благодаря своей способности упрощать немалую часть процессов.
Не удивительно, что в настоящее время использование информационных технологий играет колоссальную роль в деятельности различного рода предприятий. Даже не крупные предприятия стремятся к созданию инфраструктуры, которая будет способствовать успешному функционированию всей деятельности организации. В крупных же и широко развитых организациях это порой является одним из важнейших вопросов в организации работы предприятия.
Развитие ИТ способно упросить достаточно крупный объем работ, чем самым повысить эффективность работы всего предприятия. Невозможно представить себе крупную компанию, данные о которой не найти в сети, на официальном сайте или просто на информационном портале, и компанию, у которой нет своей инфраструктуры и корпоративной информационной системы.
Однако и информационные технологии могут вызвать некоторые проблемы, которые нужно решать и своевременно исправлять. Одной из таких проблем может стать дублирование определенных данных на разных этапах функционирования различных отделов организации.
Рассмотрим эту проблему на примере функционирования крупного автомобильного предприятия, занимающегося реализацией иномарок и автомобильных аксессуаров на рынке. Данное предприятие занимает несколько офисов, расположенных в разных точках города. Главной целью предприятия является максимальное достижение прибыли.
Как правило, предприятие нуждается в корпоративной информационной системе. При этом, организация так же формирует определенные требования к системе, такие как функциональные возможности системы и экономическая эффективность. В связи с этим, большинство предприятий выбирают в качестве корпоративной информационной системы программные продукты фирмы 1С. Продукты этой фирмы направлены на автоматизацию типовых задач учета и управления на предприятиях.
Рассматриваемая организация, воспользовавшись давним сотрудничеством, внедрило на предприятие корпоративную информационную систему 1С:Автосалон. Эта система распространена по всем отделам на автоматизированных рабочих местах всех офисных работников предприятия. В связи с тем, что достижение целей рассматриваемой организации во многом зависит от правильного ведения хозяйственной деятельности предприятия, бухгалтерия является крупнейшим и важнейшим отделом. По этому, для более удобного и рационального циркулирования данных, было принято решение внедрить еще одну систему той же компании – 1С: Бухгалтерия. Это вызвало некоторую проблему.
Происходит дублирование приходной и расходной документации предприятия. Приходные накладные, поступающие от поставщиков, вбиваются в системы 1С:Автосалон и 1С:Бухгалтерия сотрудниками управленческого отдела и бухгалтерии соответственно. После взаиморасчетов с поставщиками, отправки на производство и, собственно, самого производства, происходит реализация готовой продукции. При реализации выписывает расходная накладная на товар опять же из двух систем.
И это действительно является проблемой. Дело в том, что ежедневно на предприятии происходит большое количество приходных и расходных накладных на товар. Так как данные вбиваются вручную, это занимает в среднем около 20 минут рабочего времени для опытного работника и более 30 минут в день – менее опытного. Как говорится, время – деньги. А, значит, его ни в коем случае нельзя терять. Такие затраты времени не могут не отразиться на деятельности отделов, а значит и всего предприятия в целом.
Для решения выявленной проблемы было предложено проектирование модуля по перемещению дублирующихся данных. Более этого, это решение является удобным в связи с тем, что дублирование информации происходит в системах, работающих на одинаковых платформах.
Цель данного модуля заключается в транспортировке данных из одной системы в другую, тем самым сокращая повторный ввод одинаковой информации, что в свою очередь решает рассматриваемую проблему.
При анализе проблемы, были выявлены определенные требования пользователей, то есть сотрудников организации, к транспортировке данных модулем:
• ввод данных вручную должен осуществляться в систему 1С: Автосалон, а в систему 1С:Бухгалтерия поступать автоматически;
• дружественный интерфейс;
• удобство для использования.
Исходя из этого, проектируется модуль. После внедрения модуля, приходно-расходная деятельность происходит следующим образом.
После формирования приходных накладных, менеджер по поставкам должен вводить данные в системы 1С:Автосалон. После чего модуль отправляет накладные в систему 1С:Бухгалтерия. В связи с этим бухгалтер-операционист получает данные автоматически в электронном виде, что позволяет увеличить производительность работы сотрудника, а значит и всего отдела в целом.
При реализации продукции покупателям или розничным магазинам, менеджер по расходам формирует расходные накладные в системе 1С:Автосалон, после чего модуль направляет данные в бухгалтерию в систему 1С:Бухгалтерия. Расходные выписки контрагентам, таким как обычные покупатели и розничные магазины, выписываются уже из бухгалтерского отдела, что означает из системы 1С:Автосалон.
Исходя из описанного решения видно, что ввод данных будет обязанностью сотрудников управленческого отдела.
Причины принятия данного решения:
• сокращение затрат времени на ввод данных;
• уменьшение дублирующейся информации;
• удобство транспортировки данных в связи одинаковостью платформ обеих систем;
• исходя из предыдущей причины, быстрая адаптация сотрудников к новому средству.
Таким образом, решается проблема дублирования данных на предприятии. Это значительно сокращает затраты времени на ввод данных и повышает производительность сотрудников отделов, а значит и отделов в целом.
Исследование крупного предприятия, занимающегося реализацией автомобильной продукции, показало, что от размера организации зависит использование им информационных технологий для функционирования предприятия. Это в свою очередь вызывает некоторые узкие места, одно из которых и было рассмотрено в процессе исследования. Так же, было принято и изучено решение данной проблемы. Изучив проблему, можно сделать вывод, что её решение позволит значительно ускорить работу сотрудников и повысить эффективность работы бухгалтерии.
Библиографический список
- Фирма 1С [Электронный ресурс]: 1С:Автосалон − официальный сайт. – Режим доступа: http://www.1c.ru/
- Фирма 1С [Электронный ресурс]: 1С:Бухгалтерия − официальный сайт. – Режим доступа: http://www.1c.ru/
Количество просмотров публикации: -